ファイル一覧

グループ共有機能

グループ共有機能は、グループ所属のユーザ間でファイルを共有できる機能です。
グループ共有:ファイル一覧

1フォルダ権限 全ての権限とグループメンバーの管理権限が付与されたユーザである場合、共有フォルダ内に表示されます。(→フォルダ権限を編集する)
2登録者 管理者が設定を有効にしている場合、共有ファイルの登録者が表示されます。
3ロック付きダウンロード オプション(※上書きモード)とファイルロック機能が有効の時に表示され、クリックすると同じファイル名のファイルをアップロードすること、またロックされたファイルの編集ができなくなるボタンです。
(→ロック付きダウンロード)

グループにつき、専用の共有フォルダがあり、複数のユーザが所属しています。グループ専用の共有フォルダ内では、所属しているユーザで、共有フォルダ内のファイルを共有します。所属しているユーザには権限があり、読取り権限と読書き権限、読書きフォルダ操作権限の3通りです。 (→権限について)

グループ専用の共有フォルダ内で、ファイル削除、ファイルのフォルダ移動をすると、ファイル配布を通知している人がファイルをダウンロードできなくなります。ファイル配布をした所属ユーザがグループから外された場合、ファイル配布を通知している人がファイルをダウンロードできなくなります。ご注意ください。
また、共有フォルダは、フォルダ公開機能(→フォルダ公開機能)が適用されません。ご注意ください。

グループに所属しているユーザは、ファイル一覧のフォルダ一覧に、▼共有フォルダ、▼個人フォルダと表示されます。
フォルダ一覧

共有フォルダ
ここに表示されているフォルダは、共有フォルダのフォルダです。
設定されたグループの中で、ファイルを共有することができます。グループごとの最上位フォルダの作成、編集、削除ができません。
個人フォルダ
ここに表示されているフォルダは、個人フォルダのフォルダです。自由にフォルダの作成、編集、削除ができます。

権限について

共有グループに所属しているユーザには、3種類の権限があります。
ファイルの配布やダウンロードができるだけの読取り権限と、ファイルの配布やダウンロードに加えてファイルのアップロードができる読書き権限と、 読書きとフォルダ操作ができる読書きフォルダ操作権限です。
制限される機能については、以下の表をご覧ください。(○:できます  ×:できません)

権限
項目 読取り権限 読書き権限 読書きフォルダ操作権限
ファイルを配布する
ファイルをダウンロードする
ファイルの詳細を見る
ファイルを検索する
ファイルをアップロードする ×
ファイルを削除する × ×
ファイル名を変更する × ×
グループの共有フォルダ内にある
サブフォルダ名を変更する
× ×
グループの共有フォルダ内にある
サブフォルダ名を削除する
× ×
グループの共有フォルダ内にある
サブフォルダへファイルを移動する
× ×
サブフォルダの作成 × ×

フォルダ権限を編集する

グループにはグループ管理者が設定されています。
グループ管理者とは、全ての権限とグループメンバーの管理権限が付与されたユーザです。共有フォルダを選択すると、[フォルダ権限]ボタンが表示されます。
ファイル一覧:フォルダ権限

[フォルダ権限]ボタンをクリックすると、フォルダ権限画面が表示され、グループ管理者のみユーザの権限設定やグループにユーザ・部署の追加をすることができます。
フォルダ権限画面

権限の表示について
読み出しのみ(読み出しのみ)
ユーザの権限を、読み出しのみ可能にします。
読み/書き(読み/書き)
ユーザの権限を、読み出しと書き込みを可能にします。
読み/書き/フォルダ操作(読み/書き/フォルダ操作)
ユーザの権限を読み出し、書き込み、フォルダ操作を可能にします。
なし(なし)
ユーザの権限がありません。
削除(削除)
所属しているユーザをグループから削除します。
1フォルダ権限情報 ユーザが所属しているグループとフォルダの情報が閲覧できます。
フォルダ名を切り替えると、サブフォルダと、ユーザが所属している別のグループの情報に切替が可能です。
グループの切替
またグループ管理者ではないユーザの場合は、フォルダ情報とユーザの権限情報のみ表示されます。
グループ管理者ではないユーザの権限情報
2編集 所属しているユーザの権限を編集することができます。
編集したいユーザをクリックして、ユーザを選択してください。
編集するユーザの選択
ユーザの選択をしてから[編集]ボタンをクリックすると、編集画面が表示されます。
適切な権限を選択してください。フォルダ内にあるサブフォルダも同じ権限にする場合は、サブフォルダも更新する、にチェックを入れてください。
変更した内容でよろしければ、[変更]ボタンをクリックしてください。 ユーザの権限編集画面
3一括編集 所属しているユーザ全員の権限を、一括で編集することができます。
 [一括編集]ボタンをクリックすると、一括編集画面が表示されます。
一括編集画面
適切な権限を選択してください。フォルダ内にあるサブフォルダも同じ権限にする場合は、サブフォルダも更新する、にチェックを入れてください
変更した内容でよろしければ、[一括変更]ボタンをクリックしてください。
4ユーザの追加 グループに登録されていないユーザを追加することができます。
[ユーザ追加]ボタンをクリックすると、ユーザ追加の画面が表示されます。
ユーザ追加画面
グループに追加したいユーザを検索フォームからユーザを検索し選択してください。このとき、メールアドレスまたは、アカウント名が完全一致の場合にのみユーザ検索が可能です。(→ユーザ検索)
フォルダ内にあるサブフォルダも同じ権限にする場合は、サブフォルダも更新する、にチェックを入れてください。
選択した内容でよろしければ、[追加]ボタンをクリックしてください。
5所属・ユーザ 表示されているものが部署の場合は部署、ユーザの場合はユーザと表示されます。
6名前(メールアドレス) グループに所属しているユーザの名前とメールアドレスを表示しています。

また、部署が登録されている場合は、部署名がリンクで表示されます。
部署名のリンクをクリックすると、その部署に所属しているユーザ一覧が表示されます。
所属ユーザ一覧画面
7権限 グループに所属しているユーザと部署の権限を表示しています。
ユーザ検索
検索 虫眼鏡アイコンで、検索フォームを開きます。
検索フォーム
項目のプルダウン :検索する項目を選択します。
検索欄 :検索する文言を入力します。
[検索]ボタン :検索を開始します。
[クリア]ボタン :検索を解除します。
1ページに表示する一覧件数 1ページに表示する一覧の件数を変更します。
先頭ページに移動 先頭ページに移動します。
1ページ前に移動 1ページ前に移動します。
入力ページに移動 入力されたページに移動します。
1ページ次に移動 1ページ次に移動します。
最終ページに移動 最終ページ に移動します。
一覧を最新の状態にする 一覧画面を最新の状態に更新します。

ロックファイル機能が有効の場合、フォルダ権限画面に文言が表示されます。
ロックを行ったユーザのフォルダ権限を「読み出しのみ」に変更、グループからユーザを削除すると、ファイルのロック解除が行われます。
ロック付きダウンロードについて(→ロック付きダウンロード)

ロック付きダウンロード

ロック付きダウンロードは、上書きモード(オプション)とファイルロック機能が有効の時に、ファイルのダウンロードを行うと同時にファイルのロックを行います。
ロックが行われると、ファイルの変更と、ロックを行ったユーザ以外のユーザによる、同じ名前のファイルのアップロードができなくなります。ファイルの削除は、ロックを行ったユーザのみ可能です。
また、権限が読み出しのみのユーザの画面では[ロック付きダウンロード]ボタンが表示されません。 ロック付きダウンロード:ロック中画面

「ロック中」のアイコンにカーソルをあてると、ファイルをロックしているユーザを確認できます。 ロック付きダウンロード:ロック中ユーザ

ロックを行ったユーザ以外のユーザが、ロックされたファイルと同じ名前のファイルをアップロードすると、アップロードが中止されます。
ロックしたファイルのエラー画面

ロックを行ったユーザが、ロックしたファイルと同じ名前のファイルをアップロードすると、ロック解除されます。
ロック解除

共有フォルダの有効期限

共有フォルダは、管理側で有効期限を設定することができます。
共有フォルダの有効期限が設定された場合は、フォルダ名の横に有効期限が表示されます。

共有フォルダの有効期限画面

有効期限を設定された共有フォルダの有効期限が過ぎた場合、管理側の設定により、ユーザ画面では下記の3通りの表示パターンがあります。
管理側の設定 ユーザ画面
フォルダを表示しない 共有フォルダ自体を表示されません。
フォルダ及びファイル
操作を不可にする
共有フォルダは見えるがファイル操作ができません。
共有フォルダの有効期限:操作を不可にする
ダウンロードと配布
のみ許可する
ダウンロードと配布だけが可能です。
共有フォルダの有効期限:ダウンロードと配布のみ許可する