上長承認一覧(※オプション)

上長承認機能は、オプション機能です。
上長承認機能とは、登録ファイルの配布(メーラー含む)、配布と収集(メーラー含む)、フォルダ公開(メーラー含む)を行った場合に、上長を選択し上長の承認を得た通知メールのみ配信される機能です。メーラーからの通知では、承認された際にダウンロードURLが有効になります。

メニュー:上長承認一覧をクリックしてください。
メニュー:上長承認一覧

ユーザの上長承認機能

ユーザ用承認一覧

上長承認一覧では、現在、承認待ち状態の通知メールや、既に承認、却下またはキャンセル済み通知メールの一覧を閲覧する事ができます。
以下の画面は、承認待ち一覧です。
ユーザ用承認待ち一覧画面

1[上長用承認一覧へ] 他のユーザの上長に設定されている場合に表示されます。クリックすると上長用承認一覧へ遷移します。(→上長用承認一覧)
2一覧の切替 承認待ち一覧、承認/却下/キャンセル済み一覧を切り替えます。
3上長 通知メール送信時に選択した上長です。
4種別 通知メールの方法の種別です。
種別の前に * がついた承認待ちは、通知メールの送信に指定された全上長からの承認が必要です。
5送信先 通知メールの送信先です。
種別が一斉配信の場合、宛先一覧へのリンクが表示されます。
6件名 通知メールの件名です。(メーラーからは表示されません)
7承認依頼日 上長承認依頼日時です。
詳細 クリックすると、メールの詳細を表示します。(→詳細画面)

以下の画面は、承認/却下/キャンセル済み一覧です。
ユーザ用承認/却下/キャンセル済み一覧画面

1状態 承認済み、送信済み、却下済み、キャンセルまたは送信待ちの状態です。
一覧表示
1ページに表示する一覧件数 1ページに表示する一覧の件数を変更します。
先頭ページに移動 先頭ページに移動します。
1ページ前に移動 1ページ前に移動します。
入力ページに移動 入力されたページに移動します。
1ページ次に移動 1ページ次に移動します。
最終ページに移動 最終ページに移動します。
一覧を最新の状態にする 一覧画面を最新の状態に更新します。

承認/却下/キャンセル通知

承認依頼中の通知メールは、上長から承認された後に宛先へ送信されます。
上長から承認がおりて通知メールが送信されると、送信者へメールでお知らせします。

上長から承認された場合のメール
上長から承認された場合のメール

上長から通知メールを却下された場合は、通知メールは配信されません。
また、却下された場合には、送信者へメールでお知らせします。メールには却下された理由が記載されますのでご確認ください。

上長から却下された場合のメール
上長から却下された場合のメール

上長が承認または却下を行うまでは、承認依頼をキャンセルすることが可能です。この場合、通知メールは配信されません。
また、キャンセルした場合には、上長へメールでお知らせします。メールにはキャンセルされた理由が記載されます。

キャンセルした場合に上長へ送信されるメール
キャンセルした場合に上長へ送信されるメール

上長の承認機能

上長用承認一覧

上長に設定されている場合は、依頼されている承認待ち、承認、却下またはキャンセル済み通知メールの一覧を閲覧することができます。
承認期限が1週間以内の行では、文字が赤く表示されます。
以下の画面は、承認待ち一覧です。
上長用承認待ち一覧画面

1[ユーザ用承認一覧へ] 上長が設定されている場合に表示されます。ユーザ用承認一覧へ遷移します。(→ユーザ用承認一覧)
2承認待ちユーザ 上長の承認を待っているユーザです。

以下の画面は、承認/却下/キャンセル済み一覧です。
上長用承認/却下/キャンセル済み一覧画面

詳細画面

詳細画面では、通知メールの内容を確認することができます。
承認依頼の種別によって、表示項目は異なります。
承認待ちの場合、上長は承認または却下を行うことができます。ユーザはキャンセルを行うことができます。
承認/却下/キャンセル済み、および送信待ちの場合、処理済みのメールの詳細を確認することができます。

承認待ち・承認/却下/キャンセル済み詳細画面1 承認待ち・承認/却下/キャンセル済み詳細画面2 承認待ち・承認/却下/キャンセル済み詳細画面3

1ユーザ名 上長の場合は、承認を待っているユーザが表示されます。(ユーザーの場合は表示されません)
2上長 通知メール作成時に選択された上長が、承認状況とともに表示されます。
3種別 通知メールの方法の種別です。
4状態 承認待ち、承認済み、却下済みまたはキャンセル済みの状態です。
5宛先 通知メールの宛先です。

承認前に、宛先に指定されたドメインへの配信が禁止された場合は、赤字で表示されます。
種別が一斉配信の場合、[宛先一覧を表示]のリンクが表示されます。 使用禁止メールアドレス
6保管先フォルダ 引取りファイルの保管先フォルダです。引取りの場合のみ表示されます。
7引取りタグ 引取りメールを管理するタグです。引取りの場合のみ表示されます。
8ファイル名 配布したファイルまたは公開フォルダ内のファイルです。
種別が一斉配信の場合、宛先ごとのファイルは[宛先一覧を表示]からご確認ください。
9差出人 通知メールの差出人です。
10メール件名 通知メールの件名です。(メーラーからの場合は表示されません)
11メール本文 通知メールの本文です。(メーラーからの場合は表示されません) 種別が一斉配信の場合、メール本文を表示するリンクが表示されます。
12セキュリティ設定 通知メールのセキュリティ設定です。
13文字エンコーディング 送信するメールの文字エンコーディングです。
14却下/キャンセル理由
(却下/キャンセルの場合のみ)
却下/キャンセルする場合に使用します。
種別が一斉配信の場合

配布ファイルダウンロードチェック 独自の項目として以下が表示されます。

配信予定日時 / 承認期限 / 配信日時 送信予定日時が表示されます。上長承認なら承認期限、送信済みなら配信日時に項目名が変わります。
宛先ファイル 一斉配信の宛先ファイル名が表示されます。
[ダウンロード]からダウンロードも可能です。

却下する場合は、却下理由欄に理由を入力後[却下]ボタンをクリックしてください。また、承認する場合は[承認]ボタンをクリックしてください。
キャンセルする場合は、キャンセル理由欄に理由を入力後[キャンセル]ボタンをクリックしてください。


配布ファイルダウンロードチェック機能が有効な場合
上長承認の際、上長は全ての配布ファイルをダウンロードしなければ、承認を行えません。
※この機能はフォルダ公開には適用されません。 配布ファイルダウンロードチェック