上長承認機能は、オプション機能です。
上長承認機能とは、登録ファイルの配布(メーラー含む)、配布と収集(メーラー含む)、フォルダ公開(メーラー含む)を行った場合に、上長を選択し上長の承認を得た通知メールのみ配信される機能です。メーラーからの通知では、承認された際にダウンロードURLが有効になります。
メニュー:上長承認一覧をクリックしてください。
上長承認一覧では、現在、承認待ち状態の通知メールや、既に承認、却下またはキャンセル済み通知メールの一覧を閲覧する事ができます。
以下の画面は、承認待ち一覧です。
[上長用承認一覧へ] | 他のユーザの上長に設定されている場合に表示されます。クリックすると上長用承認一覧へ遷移します。(→上長用承認一覧) |
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承認待ち一覧、承認/却下/キャンセル済み一覧を切り替えます。 | |
上長 | 通知メール送信時に選択した上長です。 |
種別 |
通知メールの方法の種別です。 種別の前に * がついた承認待ちは、通知メールの送信に指定された全上長からの承認が必要です。 |
送信先 |
通知メールの送信先です。 種別が一斉配信の場合、宛先一覧へのリンクが表示されます。 |
件名 | 通知メールの件名です。(メーラーからは表示されません) |
承認依頼日 | 上長承認依頼日時です。 |
クリックすると、メールの詳細を表示します。(→詳細画面) |
以下の画面は、承認/却下/キャンセル済み一覧です。
状態 | 承認済み、送信済み、却下済み、キャンセルまたは送信待ちの状態です。 |
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一覧表示 | |
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1ページに表示する一覧の件数を変更します。 | |
先頭ページに移動します。 | |
1ページ前に移動します。 | |
入力されたページに移動します。 | |
1ページ次に移動します。 | |
最終ページに移動します。 | |
一覧画面を最新の状態に更新します。 |
承認依頼中の通知メールは、上長から承認された後に宛先へ送信されます。
上長から承認がおりて通知メールが送信されると、送信者へメールでお知らせします。
上長から通知メールを却下された場合は、通知メールは配信されません。
また、却下された場合には、送信者へメールでお知らせします。メールには却下された理由が記載されますのでご確認ください。
上長が承認または却下を行うまでは、承認依頼をキャンセルすることが可能です。この場合、通知メールは配信されません。
また、キャンセルした場合には、上長へメールでお知らせします。メールにはキャンセルされた理由が記載されます。
上長に設定されている場合は、依頼されている承認待ち、承認、却下またはキャンセル済み通知メールの一覧を閲覧することができます。
承認期限が1週間以内の行では、文字が赤く表示されます。
以下の画面は、承認待ち一覧です。
[ユーザ用承認一覧へ] | 上長が設定されている場合に表示されます。ユーザ用承認一覧へ遷移します。(→ユーザ用承認一覧) |
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承認待ちユーザ | 上長の承認を待っているユーザです。 |
以下の画面は、承認/却下/キャンセル済み一覧です。
詳細画面では、通知メールの内容を確認することができます。
承認依頼の種別によって、表示項目は異なります。
承認待ちの場合、上長は承認または却下を行うことができます。ユーザはキャンセルを行うことができます。
承認/却下/キャンセル済み、および送信待ちの場合、処理済みのメールの詳細を確認することができます。
ユーザ名 | 上長の場合は、承認を待っているユーザが表示されます。(ユーザーの場合は表示されません) |
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上長 |
通知メール作成時に選択された上長が、承認状況とともに表示されます。 |
種別 | 通知メールの方法の種別です。 |
状態 | 承認待ち、承認済み、却下済みまたはキャンセル済みの状態です。 |
宛先 | 通知メールの宛先です。 承認前に、宛先に指定されたドメインへの配信が禁止された場合は、赤字で表示されます。 種別が一斉配信の場合、[宛先一覧を表示]のリンクが表示されます。 |
保管先フォルダ | 引取りファイルの保管先フォルダです。引取りの場合のみ表示されます。 |
引取りタグ | 引取りメールを管理するタグです。引取りの場合のみ表示されます。 |
ファイル名 |
配布したファイルまたは公開フォルダ内のファイルです。 種別が一斉配信の場合、宛先ごとのファイルは[宛先一覧を表示]からご確認ください。 |
差出人 | 通知メールの差出人です。 |
メール件名 | 通知メールの件名です。(メーラーからの場合は表示されません) |
メール本文 | 通知メールの本文です。(メーラーからの場合は表示されません) 種別が一斉配信の場合、メール本文を表示するリンクが表示されます。 |
セキュリティ設定 | 通知メールのセキュリティ設定です。 |
文字エンコーディング | 送信するメールの文字エンコーディングです。 |
却下/キャンセル理由 (却下/キャンセルの場合のみ) |
却下/キャンセルする場合に使用します。 |
独自の項目として以下が表示されます。
配信予定日時 / 承認期限 / 配信日時 | 送信予定日時が表示されます。上長承認なら承認期限、送信済みなら配信日時に項目名が変わります。 |
宛先ファイル |
一斉配信の宛先ファイル名が表示されます。 [ダウンロード]からダウンロードも可能です。 |
却下する場合は、却下理由欄に理由を入力後[却下]ボタンをクリックしてください。また、承認する場合は[承認]ボタンをクリックしてください。
キャンセルする場合は、キャンセル理由欄に理由を入力後[キャンセル]ボタンをクリックしてください。